İletişim Danışmanlığı Yönetim Standartları (CMS) ve Denetim

Uluslararası İletişim Danışmanlığı Birliği (ICCO)’nin İngiltere üye derneği PRCA, 1994-1996 yılları arasında üye iletişim danışmanlığı şirketleri için ortak bir kalite standardı yaratmayı hedeflemiştir. Çalışmalar sonunda 1996 yılında CMS (Consultancy Management Standards/İletişim Danışmanlığı Yönetim Standartları) oluşturulmuş ve 1997’de PRCA Yönetim Kurulu tarafından kabul edilmiştir. Bu kararla birlikte tüm PRCA üye şirketlerinin, 31 Aralık 2000 tarihine kadar CMS denetiminden geçmesine karar verilmiştir. Denetçi firma olarak Londra merkezli tam bağımsız uluslararası bir denetçi firma olan, DNV Quality Assurance şirketi yetkili denetçi firma olarak belirlenmiştir.

İngiltere’den sonra İletişim Danışmanlığı Yönetim Standartları (CMS ) denetiminden geçen ikinci ICCO üyesi ülke PRCI üye şirketleri ile Türkiye olmuştur. PRCI üyesi şirketler ilk denetimlerini Ekim 1999’da DNV şirketine yaptırmış ve CMS Standartları belgesi almışlardır. 2019 yılında kurulan Agency Experts adlı firma denetleme yetkisine sahip olmuştur.

Süreç içerisinde İletişim Danışmanlığı Yönetim Standartları (CMS ) ICCO üyesi tüm meslek kuruluşlarına – gönüllülük veya zorunluluk temelinde – yaygınlaşmıştır. CMS denetimi İDA tarafından tüm üyeleri için bir zorunluluk olarak kabul edilmiştir.

CMS Kalite Standartları bir iletişim danışmanlığı şirketinin uyması gereken minimum standartları içermektedir. 1997 Helsinki Dünya Halkla İlişkiler Zirvesi’nde üç büyük uluslararası halkla ilişkiler örgütü tarafından (IPRA, ICCO ve CERP) “Kalite geliştirmenin asla bitmeyen bir süreç olduğu ve en yüksek kalitenin bile her zaman geliştirilebilir olduğu” kabul edilmiştir. Bu nedenle İletişim Danışmanlığı Yönetim Standartları (CMS )  sürekli olarak geliştirilmektedir. Bu standartların ikinci güncellenmesi 2003’te, üçüncü güncellenmesi ise 2012 yılında CMS III olarak tüm ICCO üyesi ülkelerle eş zamanlı olarak paylaşılmıştır. CMS IV ise 2024 yılında uygulanmaya başlanmıştır.

İletişim Danışmanlığı Yönetim Standartları (CMS )’na göre denetim geçerlilik süresi 2 yıldır.

Bağımsız bir denetim uzmanı tarafından gerçekleştirilen CMS IV denetim kriterleri özet olarak aşağıdaki 9 ana alanı kapsamaktadır:

1. Liderlik ve İletişim

Bu alanda denetmen danışmanlık şirketinin doğru yönetildiğinin kanıtlarını değerlendirmektedir. Bu çerçevede kuruluş içindeki farklı düzeylerde iş sorumluluklarının açıkça tanımlanmış olması ve tüm çalışanların sorumluluklarını tam olarak kavramış, bunlara ilişkin ne zaman ve nasıl performans değerlendirmesine tabii olacaklarını biliyor olmaları gerekmektedir.

2. İş Planlaması

İletişim Danışmanlığı şirketi hedef ve potansiyelinin net bir değerlendirmesi temelinde gerçekçi, uzun vadeli bir iş planına sahip olduğunu kanıtlamalıdır. Bu plan özgün, ölçümlenebilir, uygulanabilir, geçerli ve zaman bağlamına oturtulmuş iş hedefleri içermelidir.  Şirket yönetimi işini sürdürürken sistemli olarak bu plana başvuruyor olmalıdır.

3. İş Geliştirme

İletişim Danışmanlığı İletişim Danışmanlığı Yönetim Standartları (CMS ) uzun vadeli amaçları ve iletişim danışmanlığı şirketinin bunları gerçekleştirmek için aşamalarını net olarak belirlediği sürekliliği olan bir iş geliştirme programını zorunlu kılar. İletişim Danışmanlığı Yönetim Standartları (CMS )’nın kilit değerleri güven, mükemmellik, profesyonellik, bağlılık ve sahiplenmektir. Bütün bu değerler, iletişim danışmanlığı şirketinin müşterilerine hizmet kalitesini etkilerler ve ölçümlenebilir bir biçimde 3 ila 5 yıllık sürelerle iyileştirilmiş olması gerekir.

4. Finansal Sistemler

İletişim danışmanlığı şirketinin finansal sistemleri finansal tahminleri ve  yönetimin temel finansal verileri temelinde değerlendirmeye tabii tutulur. İletişim danışmanlığı şirketini düşük veya negatif büyüme dönemlerinde ayakta kalmalarını sağlayacak karşılıklı fren ve denge sistemleri yerinde olmalıdır. Kilit finansal rasyolar iletişim danışmanlığı şirketini geleceğine yatırım yapmasına olanak verecek biçimde düzenli olarak izleniyor olmalıdır.

5. Kampanya Yönetimi

İletişim danışmanlığı şirketi üzerinde anlaşılmış hedefler doğrultusunda iletişim programlarını planlama ve yönetme ve aynı şekilde bunların sonuçlarını ölçme ve değerlendirme sistemlerine sahip olduğunu kanıtlamalıdır.

6. Müşteri Memnuniyeti

Müşteri memnuniyeti tutarlı ve sürekli bir biçimde ölçümlenmelidir. Müşteri memnuniyeti ile ilgili hedefler gözden geçirilip belli periyotlarla izlenmesi, bir dizi KPI’ın belirlenmiş olması, hedeflere ulaşılamadığında önlem alınması, trend analizleri yapılması beklenmektedir.

7. Yeni İş Geliştirme

İletişim danışmanlığı şirketi yeni müşteri adayları ile iş görüşmeleri yürüttüğü ve onlara ICCO meslek ilkeleri tarafından belirlenen yüksek standartları içeren iş sözleşmeleri sunduğunu ve bunların basın ve halkla ilişkiler mesleğinin mevcut en iyi uygulamaları ile uyumlu olduğunu kanıtlamalıdır. Yeni çalışanlar için genel bir işe alıştırma ve bir çalışan ayrıldığında çıkış mülakatları gerçekleştirilmesi önemlidir. Resmi bir çalışan değerlendirme sisteminin varlığı, ihtiyaç duyulan çalışan eğitim alanlarının analiz edilmesi, programlanması ve eğitim sonuçlarının takip edilmesi gerekmektedir.

8. İnsan Kaynakları Yönetimi

İletişim danışmanlığı şirketinin tüm çalışanları için net bir biçimde tanımlanmış ve anlaşılabilir bir değerlendirme, şirket içi eğitim ve kariyer gelişimi programı olmalıdır. İşe alımdan ötesine her aşamada yüksek standartların ve bu alana uygun yatırım seviyesinin mevcut olduğunun kanıtları sunulmalıdır.

9. Etik ve Sürdürülebilir Uygulama

Sektörün temel etik ilkelerine saygı duyan ve çalışanlarına, çevreye özen gösteren ve kapsayıcı pozitif bir kültür yaratan, etik olarak hareket eden bir kurum yapısı beklenmektedir.

Ajansın etik kurallara uyması, etik olmayan iş uygulamalarının önlenmesi, teknolojileri kullanırken etik kurallara uyma konusunda politikaları olması, uluslararası geçerliliği olan etik kuralların tüm çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler tarafından bilinmesinin sağlanması, tekrarlanan etik kural ihlalleriyle nasıl başa çıkıldığı incelenen konular arasında yer almaktadır.

Çeşitlilik ve kapsayıcılığın hangi eylemlerle sağlandığı, sürdürülebilirlik politikası, karbon ayak izi ve enerji kullanımı konularında şirketlerin ne gibi adımlar atıldığı incelenmektedir.