İletişim (PR) hizmeti alma kararı veren şirketler, bu kararlarının hemen ardından kendilerine uygun bir ajans arayışı içine girerler. Normali buymuş gibi gözükmekle birlikte, aslında değildir. Pazarlama, paydaş ilişkileri, itibar yönetimi gibi alanlarda bir atılım yapmayı gündemine almış bir şirketin, önce kendini hazırlaması, birkaç aşamadan oluşan hazırlık sürecini tamamlaması gerekir. Bu çok önemlidir; çünkü, PR hizmeti almaya hazırlıklı olmak veya olmamak, alınacak sonucu doğrudan etkileyecektir.

Peki,PR hizmeti almaya hazırlıklı olmak ne demektir? Bunu 5 başlık altında özetleyelim (sözümüz karar vericilere, yöneticilere, patronlara):

İhtiyaç: Her şeyden evvel PR hizmeti almaya neden ihtiyaç duyduğunuzu kendinize açıkça tarif etmiş olmalısınız. Basit, belirgin tek bir ihtiyaç mı söz konusu yoksa birbirinin içine geçmiş birden fazla ihtiyaçtan mı söz ediyoruz? Bu farklı ihtiyaçları bir öncelik sırasına koyabiliyor muyuz?

Kurum içi örgütlenme: Şirketinizin iletişim faaliyetini organize edecek, ajansınızla ilişkileri yürütecek bu yetkinliğe sahip bir yöneticiniz var mı? İletişim işinin bir uzmanlık gerektiğini göz önüne alarak mı bu görevlendirmeyi yaptınız, yoksa mevcut bir yöneticiye ek iş olarak mı verdiniz? Ona bir bütçe ve ekip verdiniz mi?

PR’a bakış: Gönlünüzden nasıl bir iletişim faaliyeti geçiyor. Beklentilerinizi kendinize tarif ettiniz mi? Beklentileriniz ile ihtiyaçlarınız uyumlu mu?

“Brief”: PR faaliyetini işbirliği içinde sürdüreceğiniz bir iş ortağı aradığınıza göre, bu iş ortağınıza kendinizi en iyi şekilde ifade etmelisiniz. İhtiyacınızı, beklentilerinizi açıklıkla ortaya koymanız yetmez. Öz değerlendirmenizi yapabilmeli, bunu da açıklıkla ifade edebilmelisiniz. Hem de “iç meselelere” varıncaya kadar…

Ajans seçimi: PR uzun vadeli bir faaliyet biçimidir. Kısa sürede kalıcı başarı elde etmek bu alanda pek mümkün değildir. Bu yüzden de ajans seçmek, “eş” seçmek gibi, uzun vadeli bir ilişkiyi hedefleyerek ciddiyetle yapılması gereken bir iştir. DNA’sı size en uygun ajansı seçmeye çalışmanız gerekir. “Ucuzluk” arayışı size “pahalıya” mal olabilir.

Bütün bunlar daha başlama çizgisine gelmeden yapılacak şeyler. Yani PR faaliyetine başlamadan önce geçilmesi gereken en az beş aşama var. İşte şimdi PR hizmeti almaya hazırsınız. Bu noktada yöneticinin de işi yeni başlıyor. Çünkü günümüzde iletişim faaliyetlerinin başarısı, üst düzey yönetimin bu işe ayırdığı zaman ve enerji ile (ve tabii bütçe ile) doğru orantılıdır.

Cengiz Turhan

Grup 7 İletişim Danışmanlığı Ajans Başkanı

Yazının tamamı için  http://cengizturhan.com/iletisim-hizmeti-almaya-ne-kadar-hazirsiniz/ adresini ziyaret edebilirsiniz.