Neden Şimdi Jargon ve Buzzwords’ü Ortadan Kaldırma Zamanı?

COVID-19 krizi sırasında akıllarındaki sorulara yanıtlar arayan çalışanlar, basit ve anlaşılır bir dille kendilerine hitap edilmesine ihtiyaç duyarlar. İletişimciler için bu, jargonları ve kurumsal dili ortadan kaldırmak anlamına gelir.

Çalışanlar soğuk ve yabancı buldukları kurumsal dili benimsemediler. Brian Fugere, Chelsea Hardaway ve Jon Warshawsky’ın 2005 yılında çıkan “Neden İş İnsanları Aptallar Gibi Konuşuyor” adlı kitaplarında, çalışanların jargonu, aldatıcı ve moda sözcükleri paketlenmiş ve gerçek olmayan olarak algıladıklarını yazdılar. “Bu uydurma iletişim, çalışanların başka her yerde yaptıkları doğal konuşmaların aksi gibidir” diyorlar.

Yine de pek çok kuruluş, yazar Molly Young’ın “iletişimi bozma ve engelleme” eğilimi gösteren bu saçmalığa atıfta bulunmak için kullandığı bir terim olan “saçma dil” kıskacından  kurtulamadı. COVID-19 krizi anlamsız dil kullanımını daha da kötü bir şekle soktu.  Kuruluşlar ve çalışanların hayatta kalma dürtüsü ile çalıştığı bu zamanlarda iletişim engeline takılarak kaybedecek zamanları kalmadı.

Araştırmayla geçen 30 yılı aşkın zamanda, şirketim, çalışanların özellikle kriz zamanlarında kuruluşlarından direk ve açık konuşma talep ettiklerini ortaya koydu. Liderlerin açık ve basit bir şekilde konuşmalarına ve kurumun hayatta kalmasına yardımcı olmak için herkesin ne yapması gerektiğine dair net bir yönlendirme yapmalarına ihtiyaçları var. İşte tam da bunu yapmak için bazı ipuçları:

  • Okuyucu için yazın. Bu konu çok temel görünebilir, ancak birçok içerikte işlerin yanlış gittiği yer burasıdır. Bilim adamları (veya mühendisler veya BT uzmanları) tüm teknik unsurları içeriğe dahil etmek isterler. Böylece ana konuyu gizli ayrıntılara yüklerler. Böylece çalışanların süslü şeyleri önemsemediği gerçeği gözden kaçar; çünkü onlar içeriğin basit ve kendileriyle ilgili olmasını isterler.
  • Başkalarıyla iletişim kuran gerçek bir kişi olduğunuzu unutmayın. İletişimin kişiliğine genellikle “ses” denir. Ve hedef kitlenizle etkileşim kurmanın en iyi yolu, özgün sesinizi ortaya çıkarmak yani kişiliğinizin ortaya çıkmasına izin vermektir. Bunu yaparak çalışanlar sizinle ilişki kuracaktır.
  • Odağınızı netleştirin. Missouri Üniversitesi’nde psikoloji profesörü olan Nelson Cowan, çok fazla mesajı bir arada vermenin sadece kafa karışıklığına neden olduğuna dikkat çekti. Okuyucuyu bunaltmaktan ve konudan yabancılaştırmaktan kaçınmak için her yazı veya bireysel çalışan iletişimi yalnızca bir ila üç fikre odaklanmalıdır. Gereksiz kelimeleri ve kalabalık metin bloklarını ortadan kaldırarak okuyucuya zaman kazandırın. Çalışanlara, sorunlarını çözmelerine yardımcı olan ve gözden geçirilmesi kolay olan pratik bilgiler ve görseller sunun.
  • Sekizinci sınıf okuma seviyesini hedefleyin. Kurumsal konuşmayı ortadan kaldırmak için, yazınızı Flesch Reading Ease Score veya Flesch-Kinkaid Grade Level Score gibi testlerle analiz edin. Sekizinci sınıf okuma seviyesini hedefleyin – kuruluşunuzdaki insanlar akıllı olmadığı için değil, içeriğin anlaşılmasını kolaylaştırmak için bunu yapın. Abartılı kelimeleri sınırlayın ve cümleleri daha kısa ve daha açık hale getirin.

 

Kurumsal konuşma nasıl geliştirilir?

Birçok iletişimci, kurumsal konuşmayı ortadan kaldırmamız ve içeriği basitleştirmemiz gerektiği konusunda hemfikir, ancak daha sonra aynı yorucu eski yöntemlere geri dönüyoruz. Bir içerikte en zorlu kısmın nasıl iyileştirilebileceğini göstermek için, işte gerçek bir şirket e-postasından bir alıntı (adları değiştirilmiş):

 

Sevgili meslektaşım,

Bu yazının amacı, sizi Performans Kültürel Girişimlerimiz ve Acme’nin Performans ve Gelişim Sistemini geliştirme çabalarımız hakkında bilgilendirmektir.

Geçtiğimiz birkaç ayda istikrarlı bir ilerleme kaydettik ve şimdiye kadarki çalışmalarımızdan memnunuz. Hedefimiz açıktır: Her işte her insanın bizi ileriye taşımak için ilham aldığı, kazanan bir tavırla karakterize edilen yüksek performanslı bir kültürü teşvik ederek değer yaratmak. Bu, her düzeyde liderliğin güçlendirilmesini ve organizasyonumuzdaki kapasitenin güçlendirilmesini kapsar. Çabalarımız, entegre bir Performans ve Gelişim Sisteminin temelini oluşturacak, yakında çıkacak olan Liderlik Öncelikleri dizisine dayanmaktadır. Bu Performans ve Geliştirme Sistemi, Acme çalışanlarının değerlendirilmesi ve geliştirilmesi için tek tip bir yaklaşım sağlamak üzere tasarlanacaktır.

Mesaj, ilerlemelerinden gurur duyan İK liderleri için değil, çalışanlar için yazılarak düzeltilebilir. Bunu yapmak için önce çalışanların neleri bilmesi (ve yapması) gerektiğini belirlemeliyiz. Ayrıca okunma düzeyini düşürmemiz gerekiyor. Bu alıntı, bir akademik makale okuma seviyesinde yazılmıştır; halbuki bu bir e-posta metnidir. İçeriği daha basit ve daha doğrudan bir dille yazmak okuyucuya zaman kazandırır. İşte düzenlenmiş hali:

 

Sevgili meslektaşım,

Acme’nin Performans ve Gelişim Sistemindeki değişikliklerle ilgili hızlı bir güncelleme:

Amaç: İşinizde başarılı olmanıza yardımcı olmak.

Yenilikler: Her düzeyde başarı için nitelikleri tanımlayan liderlik öncelikleri. Liderlik öncelikleri, mesleki gelişim ve gelecek yılın performans yönetimi süreci için bir temel sağlar.

Bu yılın performans yönetimi süreci değişmeyecektir, bu nedenle lütfen mevcut hedefleriniz doğrultusunda çalışmaya devam edin.

Şu anda bu uyarıyı alıyorsunuz çünkü yakında eğitim ve geliştirme sınıflarında, özellikle yöneticiler ve liderler, liderlik önceliklerinin unsurlarını görmeye başlayacaksınız.

Daha fazla bilgi edinmek için, iki dakikalık bir video izleyebileceğiniz ve liderlik öncelikleri hakkında özeti okuyabileceğiniz İK portalını ziyaret edin.

Nasıl yaptık? Fena değil; sınıf seviyemizi 9,8’e düşürdük. Açık bir dil, daha doğrudan erişilebilir, her türlü jargonu içermese de yazı tonu olarak çok daha dostça. İletişimciler olarak, ağır kurumsal konuşmayı kaldıralım ve çalışanların ihtiyaçlarını karşılayan içerikler oluşturalım. Buna bugün başlayalım.

 

Alison Davis Hakkında:

Çalışan iletişiminde öncü olan Davis & Company CEO’sudur. 1984 yılında kurulan Davis & Company, çeşitli sektörlerde ve coğrafyalarda lider şirketlerin etkili bir şekilde iletişim kurmalarını destekleme konusunda ciddi bir deneyime sahiptir.

 

Kaynak: http://prsay.prsa.org/2020/07/27/why-now-is-the-time-to-eliminate-jargon-and-buzzwords/